Privacyverklaring testament en levenstestament

Testament en levenstestament

Privacyverklaring Tesink-van Dooren

 

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

 

 

Onze contactgegevens

Naam kantoor:          Notariskantoor Tesink-van Dooren

Adres:                       Canadalaan 9

Postcode / Plaats:      7316 BV Apeldoorn

Contactpersoon:        mr. R.J. Tesink

e-mailadres:              info@tesink-vandooren.nl

 

 

Onze dienstverlening

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

• het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;

• om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of

• voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

 

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

 

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.

2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.

3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.

4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.

5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.

6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

 

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:

• De verwerking Basis Registratie Personen van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

• BRP is een webapplicatie die geautoriseerde gebruikers toegang geeft tot de Basisregistratie personen (BRP).
  (Kandidaat-)notarissen en medewerkers hebben alleen autorisatie voor het opvragen van persoonsgegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van hun wettelijke taak. Het opvragen van persoonsgegevens voor andere doeleinden of op verzoek van een derde, zoals een cliënt of een advocaat (ook als deze een kantoorgenoot is), is niet toegestaan.De BRP wordt beheerd door de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG).

• De verwerking Verificatie Identificatie Systeem (VIS)van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: In het VIS kunt u de identiteitsdocumenten van cliënten verifiëren. Het register informeert over de unieke nummers van gestolen, vermiste of anderszins ongeldig verklaarde identiteits- en reisdocumenten uit binnen- en buitenland.

• De verwerking Insolventie en Curateleregister van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

• Het Centraal Curatele- en bewindregister (voorheen curateleregister) bevat een overzicht van de personen ten aanzien van wie een curatele is uitgesproken en personen waarvan het vermogen onder bewind is gesteld. Om gegevens uit het register in te kunnen zien, hebben wij de achternaam en geboortedatum nodig van de persoon die wij zoeken.

• Het curatele- en bewindregister is via internet te raadplegen, als onderdeel van de website van de rechterlijke organisatie: www.rechtspraak.nl.

Het CIR (Centraal Insolventie Register)bevat de gegevens over faillissementen, surséances van betaling en schuldsaneringen van natuurlijke personen. Het register vindt haar oorsprong in de Faillissementswet en wordt gehouden door de Raad voor de rechtspraak.

• De verwerking van persoonsgegevens in het Centraal Testamenten Register (CTR) vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk:

Het CTR is een database waarin (kandidaat)notarissen en medewerkers testamenten registreren. De KNB beheert het register. Het CTR biedt geen inzage in de inhoud van het testament, maar beantwoordt wel de vraag of een overledene een testament heeft en bij welke notaris deze zich bevindt. Het CTR is een database waarin (kandidaat)notarissen testamenten registreren. Zie ook:  https://www.uitvaartverzekering.nl/onderwerpen/nalaten

personen waarvan het vermogen onder bewind is gesteld. Om gegevens uit het register in te kunnen zien, hebben wij de achternaam en geboortedatum nodig van de persoon die wij zoeken.

• De verwerking van persoonsgegevens in het Centraal Levenstestamenten Register (CLTR) vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk:

Het CLTR is een database waarin (kandidaat)notarissen en medewerkers levenstestamenten registreren. De KNB beheert het register. De applicatie is vergelijkbaar met die van het CTR. De KNB mag alleen gegevens vrijgeven voor het doel waarvoor cliënten deze destijds hebben verstrekt. De aanvrager van gegevens moet op het formulier verklaren dat hij de gegevens opvraagt in het belang van de geregistreerde houder van het levenstestament.  Op verzoek van de geregistreerde moet de KNB opgeven welke kantoren informatie over hem/haar hebben opgevraagd. Dit is een verplichting op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens. Om hierin te kunnen voorzien registreert de KNB de informatieverzoeken afzonderlijk.

 

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

• Openbare registers, waaronder het Kadaster;

• Adviseur waarin u één van de partijen bent.

 

Doorgeven van uw persoonsgegevens

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

 

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

• Openbare registers, waaronder het Kadaster;

• Adviseur waarin u één van de partijen bent.

 

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

 

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

 

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.

Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

 

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en  hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

 

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

 

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

 

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

 

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wilt overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

 

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

 

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via info@tesink-vandooren.nl. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.